Activităţi utile în organizarea unui eveniment corporate:

  • Faceţi o listă cu locaţii potrivite pentru eveniment;
  • Verificaţi disponibilitatea şi preţul locaţiilor;
  • Organizaţi vizite la locaţiile cele mai atractive;
  • Începeţi creionarea bugetului folosind estimări acolo unde nu există ofertă definitivă;
  • Faceţi o previziune de ROI dacă este un eveniment unde accesul este dat pe bază de bilet;
  • Faceţi o listă de speakeri sau invitaţi speciali pe care doriţi să îi aveţi în cadrul evenimentului;
  • Verificaţi disponibilitatea şi preţul invitaţilor speciali înainte de a decide data finală a evenimentului;
  • Începeţi demersurile pentru a identifica sponsori destul de repede în procesul de planificare;
  • Faceţi o listă de servicii conexe de care va fi nevoie în cadrul evenimentului şi identificaţi potenţiali furnizori pentru fiecare serviciu (catering, audio-video, logistică, staffing, etc.);
  • Încercaţi să negociaţi şi să semnaţi un contract cu locaţia cât mai repede, pentru a închide riscul de a nu găsi o locaţie disponibilă;
  • Asiguraţi-vă că persoanele cheie pe care le doriţi la eveniment au acceptat invitaţia online şi au blocat data în calendarul lor;
  • În cazul în care e nevoie de deplasare în alt oraş pentru invitaţii speciali ai evenimentului, verificaţi posibile opţiuni pentru cazare, bilete de avion, închiriere maşină/autocar şi confirmaţi cu fiecare invitat în parte în momentul în care este făcută rezervarea;
  • Trimiteţi constant informări către echipa de management din compania dumneavoastră pentru a vă asigura că aveţi suportul lor şi că orice problemă este raportată în timp util;
  • Creaţi o echipă de proiect şi identificaţi rolurile şi responsabilităţile în echipă pentru organizarea şi coordonarea evenimentului;
  • Creaţi planul detaliat de proiect, identificând milestones și termene limită;
  • Stabiliţi cu echipa de proiect un plan de comunicare şi raportare;
  • Confirmaţi programul complet al evenimentului cu echipa de proiect;
  • Verificaţi la ce oră este permis accesul în locaţie pentru logistica spaţiului. Asiguraţi-vă că accesul este permis cu cel puţin câteva ore înainte ca publicul să apară;
  • Verificaţi la ce oră trebuie eliberată locaţia;
  • Stabiliți obiective în ceea ce priveşte numărul de bilete vândute, număr de participanţi, expozanţi, sponsori, etc;
  • Există un branding al evenimentului? Asiguraţi-vă că echipa de marketing din companie a verificat brandingul şi că este de acord cu conceptul;
  • Cereţi logo-uri de la parteneri şi sponsori pentru materialele publicitare distribuite la eveniment. Este bine să întrebaţi dacă există constrângeri în ceea ce priveşte amplasarea logo-urilor;
  • Creaţi un landing page pentru eveniment şi adăugaţi treptat informaţii;
  • Creaţi pagini în Social Media pentru evenimentul dumneavoastră;
  • Configurați procesul de înregistrare online a participanţilor. Chiar dacă este un eveniment gratuit este util să aveţi un sistem gestionare a participanţilor şi confimărilor;
  • În cazul în care aveţi o aplicaţie mobilă pentru eveniment, asiguraţi-vă că încurajaţi participanţii să o instaleze prezentând beneficiile;
  • Faceţi o schiţă a locaţiei pentru a cunoaşte capacitatea maximă per încăpere şi pentru a putea configura spaţiul in mod corespunzător;
  • Configuraţi spaţiul locaţiei astfel încât să fie reduse cozile şi timpul de aşteptare;
  • Asiguraţi-vă că în cadrul evenimentului oferiţi participanţilor opţiuni pentru a da feedback (e.g chatbots, aplicaţie mobilă, etc.);
  • Discutaţi cu managementul locaţiei despre procedurile de evacuare şi instrucțiunile specifice pentru oaspeții cu probleme de accesibilitate;
  • Începeţi să creaţi o listă de contacte pentru ziua evenimentului, conţinând persoane cheie de la fiecare furnizor;
  • Verificaţi disponibilitatea şi viteza de internet a locaţiei;
  • Confirmaţi comanda cu firma care asigură partea de catering şi detaliile de livrare. Nu uitaţi să acoperiţi şi cerinţe dietetice speciale (meniu vegetarian sau fără gluten);
  • Confirmaţi disponibilitatea personalului necesar pentru eveniment (hostesse, barmani, ospătari, etc.);
  • Verificaţi cu speakerii că sunt la curent cu programul evenimentului şi că discursul lor se pretează la publicul aşteptat. Cu câteva zile înainte de eveniment, cereţi o repetiţie cu invitaţii speciali pentru a verifica programul;
  • Verificați sunetul, iluminatul, prezentările şi tehnologia în timpul repetiției;
  • Asiguraţi-vă că aveţi o persoană dedicată pe partea de tech management care va putea rezolva pe loc eventualele probleme;
  • Planificaţi o discuţie detaliată cu facilitatorul evenimentului, în care să abordaţi obiectivele evenimentului, posibile provocări și alte specificități. Folosiţi-vă de lecţiile învăţate din evenimentele anterioare;
  • Stabiliţi principalii KPI ai evenimentului şi modalităţi de măsurare;
  • Actualizați în permanență bugetul şi cifrele provenite din vânzarea de bilete pentru a vă asigura că mergeţi în direcţia bună;
  • Adăugaţi la bugetul evenimentului o sumă pentru articole sau servicii neprevăzute (cel puţin 10%);
  • Semnaţi contracte cu toţi furnizorii evenimentului şi plătiţi facturile de avans;
  • Asiguraţi-vă că scena ce va fi montată la eveniment este destul de încăpătoare pentru nevoile evenimentului;
  • Desemnaţi o persoană responsabilă pentru aranjarea scenei şi a sistemului de sunet (boxe, microfoane, etc.);
  • Asiguraţi-vă că există un generator de energie de rezervă;
  • Faceţi o şedinţă cu personalul evenimentului pentru a vă asigura că toate detaliile sunt agreate (dresscode, program, responsabilităţi, etc.);
  • Stabiliţi cu echipa de proiect şi cu personalul evenimentului modalitatea de comunicare în timpul evenimentului şi metoda de escalare a problemelor;
  • Creaţi personas pentru a defini grupurile de consumatori ţintă;
  • Creați planul de marketing şi Social Media al evenimentului;
  • Atribuiţi echipei de marketing responsabilităţile pentru distribuirea mesajelor de marketing;
  • Agreaţi cu furnizorul de servicii foto-video care sunt aşteptările şi timpul de livrare post-event;
  • Este nevoie de un comunicat de presă înainte de eveniment?
  • Creaţi un process map pentru toate activităţile din cadrul evenimentului pentru a vă asigura că există un flux coerent;
  • Discutaţi şi agreaţi cu furnizorul de servicii de logistică designul locaţiei şi aranjamentele;
  • Agreaţi formatele și termenele limită pentru materialele de marketing;
  • În cazul în care organizaţi un târg sau o expoziţie, creaţi un manual al expozantului în care să fie specificate informaţiile referitoare la spaţiu disponibil, harta locaţiei, accesul şi orice alte instrucţiuni necesare, cum ar fi cerințele privind sănătatea și siguranța, etc;
  • Obţineţi din timp autorizaţiile necesare pentru eveniment;
  • Verificaţi că cerinţele de siguranţă sunt îndeplinite;
  • Creaţi o listă pentru verificarea tuturor articolelor de logistică necesare pentru check-in la eveniment;
  • Asigurați-vă că știți cum se reglează aerul condiţionat, sistemele de iluminare, sistemele de încălzire, etc.;
  • Verificaţi disponibilitatea cadourilor personalizate pentru invitaţi;
  • Planificaţi activităţile post-event pentru eliberarea locaţiei (etichetare, transport şi depozitare);
  • Contractaţi un furnizor de servicii de curăţenie dacă nu se va ocupa locaţia de asta;
  • Analizaţi datele furnizate de evenimentul dumneavoastră şi discutaţi rezultatele cu managementul companiei;
  • Trimiteţi thank you notes după eveniment invitaţilor speciali şi furnizorilor şi împărtăşiţi feedback-ul primit de la participanţi;
  • Creaţi comunicări post-event pe reţelele de Social Media;
  • Coordonaţi comunicarea post-event cu sponsorii şi participanţii şi oferiţi acces la resursele promise în timpul evenimentului;

Pentru noi „Events in a puzzle” nu este doar un motto, ci reprezintă felul în care facem lucrurile.

Cu o experienta in organizarea evenimentelor corporate de peste 14 ani, suntem agentia de evenimente care poate compune din piese distincte evenimente si experiente absolut memorabile.